備品の管理にAIを使う方法とメリット

スプレッドシートで備品リストを作ったのに、3か月後に開くと実態と合っていない。買った機材が載っていない、処分したはずのものが残っている、担当者の欄が異動前のまま。よく見かける状態です。

これを「管理意識が低いから」で片づけると、対策は精神論から抜け出せません。起きているのは、もっと単純な構造の問題ではないでしょうか。登録が重いので後回しにする。溜まった分をまとめて入力するのがさらに億劫になる。そのうちリスト自体が見られなくなる。

重さの正体は「調べる時間」

新しく届いたカメラを1台リストに載せる場面を思い浮かべてください。「登録する」の中身は、実際には複数の作業の束です。

合計で1件3〜5分。50点まとめれば3〜4時間の作業です。

このうち、慣れで速くなるのは写真・説明文・重複確認までです。型番の調査だけは、ブラウザを開いて検索して読み取って元の画面に戻るという往復が毎回発生します。件数をこなしても短縮しにくく、AIを持ち込む価値がいちばん大きいのもここです。

AIは具体的に何をしているのか

「AIが自動入力します」と書かれていても、中で何が起きているかは製品によってかなり違います。弊社が開発した WerpAI™ を例に、要素を分解します。

1つめは、表記ではなく意味で照合する検索です。 従来の台帳検索は文字列一致が基本なので、「ミラーレス一眼 24-70」のような曖昧な入力ではまず何も出てきません。意味で照合する方式なら、タイプミス・略称・語順の違いがあっても目的の製品にたどり着けます。現場で機材を略称で呼んでいる会社ほど、この差は効いてきます。

2つめは、バーコードによる特定です。 JAN・EAN・UPC-Aのコードは製品ごとに一意なので、読み取った番号をキーにすれば対象を曖昧さなく特定できます。ここで実務上の分かれ目になるのが、専用のハンディ端末が要るのか、手持ちのスマートフォンのカメラで完結するのかという点です。WerpAI™ は後者で、アプリのインストールも不要にしています。

3つめは、商品データベースとの連携とキャッシュです。 特定した製品の型番・ブランド・説明・画像を引き出してフォームに流し込みます。加えて、一度チームの誰かが選んだ製品はワークスペース全体にキャッシュされるため、次に同じ商品を検索した人には外部検索なしで結果が返ります。使うほど速くなる設計です。

この3つが揃うと、登録は「調べて書く」から「確認して選ぶ」に変わります。弊社の計測では、1件3〜5分かかっていた作業が10秒程度になりました。

万能ではない部分

正直に書いておくと、AIが返すのはあくまで候補です。目の前の実物と一致しているかを最終的に判断するのは人間です。流通量の少ない機材や、古くて情報がほとんど残っていない備品では、候補が出てこないこともあります。

だからこそ、AI登録を掲げるツールを比べるときは次の4点を見ておくと失敗が減ります。

• 曖昧な商品名を入れたときに、意図した製品が候補に出てくるか。候補が多すぎても選ぶ手間が増えるので、絞って提示されるかも見る

• バーコードはJAN・EAN・UPC-Aに対応しているか。専用端末が必要か、スマホだけで済むか

• すでに在庫にある製品を検索したときに、重複を知らせてくれるか。ここが無いと、登録が速くなった分だけ重複データも速く増える

• 一度検索した結果がチーム内に蓄積され、再利用されるか

検証するときは、デモ用の分かりやすい商品名ではなく、自社で実際に略称で呼んでいる機材や、情報の少ない古い備品を入れてみるのが確実です。実力の差がはっきり出ます。

ここではAIによる登録に絞って書きました。備品登録を軽くする方法は他に3つあり（入力項目の絞り込み、テンプレート化、バーコード単体での活用）、それぞれ効果の範囲と限界が異なります。4つをどう組み合わせるかについては、Werpのサイトに全文を掲載しています。

備品登録を効率化する4つの方法 — 備品管理AIで入力を数十秒にする
https://get.werp.in/blog/ai-equipment-registration

WerpAI™ は無料プランで試せます。クレジットカードの登録は不要です。 https://get.werp.in