備品管理システムは、製品名から選ぶと決まらない

備品管理システムを入れようとなると、まず製品名を並べて比べたくなります。ただ、同じ「備品管理システム」でも、中身はかなり別物です。在庫数を追うのが得意なものもあれば、固定資産の台帳づくりに向いたものもある。座席や会議室の管理までまとめて扱う製品もあります。

弊社でも、カメラや音響機材、照明を管理するなかで、どこを基準に選ぶべきか迷いました。製品を見比べる前に、「自分たちは何に困っているのか」を整理しておくと、選択肢がずっと見やすくなります。

製品を見る前に、決めておきたいこと

たとえば、次のような点です。

• 新しく買った備品を、現場が負担なく登録できるか。商品名やバーコードから情報を取れるか、今のExcel台帳を移せるか

• QRコードやバーコードを、見るためだけでなく、貸出・返却や棚卸しにも使えるか

• 「今どこにあるか」が分かれば足りるのか、来週使う機材を予約できる必要があるのか

• 棚卸しで、スキャンによる消し込みや差異の確認までできるか

• 契約前に、主要な機能を実際に試せるか

• ユーザー数と管理点数のどちらで料金が増えるのか

全部を満たす製品を探す必要はありません。自社にとって外せない条件を二つか三つ決めておくと、比較の途中で迷いにくくなります。

同じ備品管理でも、得意な仕事が違う

実際に見ていくと、製品がどんな業務から生まれたかで、強いところがはっきり分かれます。

• zaicoは、在庫管理を軸に、数量や複数拠点の現物を管理したい場合に向いています

• Convi.BASEは、バーコードやICタグ（RFID）を使った棚卸しに強みがあります

• Assetment Neoは、IT資産や経理上の資産台帳をしっかり管理したい場合の選択肢です

• スマートマットクラウドは、IoT重量計で在庫を測り、補充につなげる仕組みです

• 備品管理クラウドは、撮影で台帳を作り、申請・承認の流れで貸し出す使い方ができます

• Colorkrew Bizは、備品だけでなく座席や会議室も含めた総務業務をまとめて扱えます

• Werp™は、備品を1台ずつ管理し、QRコードを使って貸出・返却・棚卸しを進められます

消耗品や部品の数を追いたいなら、在庫管理が得意な製品が合います。一方で、「同じ型番のレンズが何本もあるけれど、今どの1本が誰の手元にあるのかを知りたい」という現場では、個体ごとの貸出状況を追えるかが重要になります。ここを曖昧にしたまま選ぶと、導入後に欲しかった機能が足りない、ということになりがちです。

映像制作の現場で、特に見ておきたいこと

映像制作では、同じ型番の機材を複数持つことが珍しくありません。型番だけでなく「どの1台か」まで分かること、貸出と返却がスキャンだけで済むことは、日々使い続けてもらうための前提になります。現場に出る直前や戻った直後に手間がかかる仕組みでは、どうしても記録が後回しになるからです。

棚卸しも同じです。スキャンで確認を進め、差異が出たものをあとから追えるなら、年に一度の棚卸しで一日をつぶす状態からは抜け出しやすくなります。

料金体系や各製品の詳しい特徴、目的ごとの選び方は、Werpのサイトにまとめています。

備品管理システムおすすめ7選【2026年】選び方と比較ポイントも解説 https://werp.in/lp/blog/equipment-management-system-comparison

比較した製品の一つが、弊社が開発・提供している「Werp™」です。無料プランはクレジットカードの登録なしで、3名・50点まで期限なく利用できます。 https://werp.in/